Nuove informative e autorizzazioni al trattamento dei dati personali
Perché è stata aggiornata la documentazione
La modulistica privacy messa a disposizione delle Istituzioni scolastiche è stata revisionata per adeguarla all’evoluzione normativa e organizzativa e per renderla coerente con gli strumenti oggi utilizzati dalle scuole.
· aggiornamenti normativi intervenuti in materia di protezione dei dati personali;
· applicazione dell’AI Act e disciplina dell’impiego di intelligenza artificiale in ambito scolastico;
· svolgimento di riunioni a distanza con effetti deliberativi, con particolare attenzione a identificazione, partecipazione, voto, verbalizzazione, sicurezza e riservatezza.
Cosa deve fare ogni Istituzione scolastica
1. Informative. Completare le nuove informative con i dati dell’Istituto e pubblicarle nella sezione Privacy del sito istituzionale, sostituendo le versioni precedenti. INFO-ALU e INFO-PERS devono essere rese disponibili anche tramite il Registro elettronico.
2. Autorizzazioni. Completare e rilasciare le nuove autorizzazioni al personale rispettando l’ordine indicato nella guida operativa allegata.
Si invita a procedere alla sostituzione prima dell’utilizzo operativo delle nuove versioni, verificando la corretta personalizzazione di ogni documento.
>>> SCARICA LA MODULISTICA AGGIORNATA DA QUI <<<
DPO Attilio Milli e DPO Valentino Valente - gruppo GDPRistruzione.it
A seguito della nota MIM prot. n. 3803 del 30 giugno 2026, le istituzioni scolastiche possono integrare i propri Regolamenti d’Istituto per disciplinare lo svolgimento a distanza delle attività collegiali aventi carattere deliberativo previste dall’art. 44 del CCNL Istruzione e Ricerca.
Il Ministero ha definito specifici requisiti tecnico-organizzativi finalizzati a garantire la validità delle deliberazioni e delle operazioni di voto digitale, con particolare attenzione all’identificazione dei partecipanti, alla sicurezza e integrità delle procedure, alla verificabilità delle operazioni e alla protezione dei dati personali.
Un modello operativo a disposizione delle istituzioni scolastiche
Per supportare le scuole nell'attuazione delle nuove indicazioni, GDPRistruzione.it mette a disposizione un modello di “Regolamento per lo svolgimento a distanza delle sedute degli Organi Collegiali e per le operazioni di voto in modalità digitale”, predisposto quale possibile integrazione del Regolamento d’Istituto.
Il documento recepisce le indicazioni contenute nella nota MIM n. 3803/2026 e nel relativo Allegato tecnico e disciplina, tra gli altri aspetti, le modalità di convocazione e svolgimento delle sedute, l’identificazione dei partecipanti, i requisiti degli strumenti utilizzabili, il voto palese e a scrutinio segreto, la gestione dei malfunzionamenti, la verbalizzazione, la conservazione documentale, la sicurezza informatica e la protezione dei dati personali.
Particolare attenzione è dedicata alla verifica preventiva delle soluzioni tecnologiche: le indicazioni ministeriali richiedono infatti alle scuole di verificare la coerenza degli strumenti utilizzati con i requisiti previsti e di acquisire idonea documentazione tecnica e una dichiarazione di conformità del fornitore o partner tecnologico.
Per questo motivo il modello non contiene soltanto il testo del Regolamento, ma comprende anche strumenti operativi per accompagnarne concretamente l'attuazione, tra cui il Registro degli strumenti e delle verifiche di conformità, la checklist di seduta, il modello di verbale, la richiesta di dichiarazione di conformità al fornitore, i modelli di delibera e il modello di provvedimento dirigenziale di ammissione della soluzione tecnologica.
Download del modello
Il documento viene reso disponibile come modello generale da adattare alla specifica organizzazione, agli strumenti tecnologici utilizzati e al Regolamento della singola istituzione scolastica.
Scarica gratis Versione 1 – agosto 2026
Regolamento OOCC a distanza e voto digitale Rev1 (61.43 KB)
Il modello costituisce uno strumento di supporto operativo e deve essere sottoposto, prima dell'adozione, alle valutazioni e agli adempimenti di competenza dell'istituzione scolastica.
COMUNICAZIONE RISERVATA AI DIRIGENTI SCOLASTICI E AI DSGA
A cura dei DPO Attilio Milli e Valentino Valente — Gruppo GDPRistruzione.it, e la collaborazione di Sandro Falivene e Roberta Tomeo
La modulistica fornita è stata redatta dal Dr. Valentino Valente.
1. Un obbligo che spesso non riceve il giusto peso
Egregi Dirigente Scolastico e DSGA,
la gestione documentale è probabilmente uno degli adempimenti più strutturali della vita amministrativa scolastica, eppure tende a essere percepita come una formalità burocratica da evadere anziché come il sistema nervoso dell'intera organizzazione.
Non è un'impressione: nelle scuole che accompagniamo quotidianamente riscontriamo situazioni in cui il Manuale di gestione documentale è assente o non aggiornato da anni, la nomina del Responsabile della Conservazione non è mai stata formalizzata, le sezioni di "Amministrazione Trasparente" risultano incomplete, e il personale non ha mai ricevuto formazione specifica sul protocollo informatico e sulla classificazione dei documenti.
La normativa di riferimento — Linee Guida AgID n. 407/2020, D.P.R. 445/2000, CAD, Piano Triennale per l'Informatica nella PA 2024-2026 — è vincolante dal 1° gennaio 2022 e non ammette deroghe. Il Piano Triennale ha reso espliciti termini di scadenza cogenti:
SCADENZA 30 GIUGNO 2026
Aggiornamento del Manuale di Gestione Documentale
Aggiornamento del Manuale di Conservazione
Pubblicazione dei due manuali aggiornati in Amministrazione Trasparente
Nomina del Responsabile della Gestione Documentale (se cambiato)
Nomina del Responsabile della Conservazione
Le scadenze sono imminenti. La mancata pubblicazione espone la scuola a rilievi da parte di ANAC e del Garante Privacy.
Questa comunicazione intende offrire un quadro chiaro e indicare percorsi concreti per mettersi in regola — con il minimo sforzo per i vostri uffici.
2. Il sistema documentale: architettura e coordinamento
Il sistema di gestione documentale non è un singolo documento: è un'architettura integrata di atti tra loro coordinati in cui il Manuale di Gestione Documentale funge da riferimento unico (single source of truth) e tutti gli altri strumenti vi rinviano, evitando duplicazioni e disallineamenti.
La struttura comprende i seguenti elementi:
• il Manuale di Gestione Documentale, che disciplina protocollo, classificazione (Titolario Titulus Scuola), fascicolazione, flussi e produzione del Pacchetto di Versamento;
• il Titolario di Classificazione e il Massimario di Conservazione e Scarto, allegati al Manuale, che classificano i documenti e fissano i tempi di conservazione;
• il Piano di Conservazione di istituto, strumento operativo interno che estende il Massimario;
• il Manuale di Conservazione (in qualità di produttore), che disciplina il versamento al conservatore esterno;
• i Decreti di Nomina (AOO/UOR, Referente IPA, RGD, Vicario, Responsabile della Conservazione);
• il Disciplinare ICT, Internet e Posta Elettronica, diffuso al personale in raccordo con il codice di comportamento e la normativa privacy.
Lo schema seguente illustra l'architettura del sistema, le relazioni tra i documenti e gli obblighi di pubblicazione:
3. I ruoli: chi fa cosa — e perché non è interscambiabile
La normativa individua quattro figure responsabili con compiti distinti e non intercambiabili. Conoscerle è fondamentale non solo per la compilazione formale dei decreti, ma soprattutto per garantire il funzionamento reale del sistema:
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Figura |
Chi |
Funzione e nota operativa |
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Responsabile della Conservazione (RdC) |
Dirigente Scolastico pro tempore |
Definisce le politiche di conservazione. La lettera m) delle LG AgID non è delegabile: il DS firma sempre, anche in caso di delega operativa. |
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Responsabile della Gestione Documentale (RGD) |
DSGA |
Gestisce protocollo, classificazione, produzione del Pacchetto di Versamento. Può avere un Vicario per garantire la continuità. |
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Vicario del RGD |
Assistente Amm.vo (pref. II posizione economica) |
Sostituisce il DSGA in caso di assenza. Fondamentale per evitare il blocco del protocollo. |
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Referente IPA |
DSGA (di norma) |
Aggiorna i dati dell'istituzione su indicepa.gov.it almeno ogni sei mesi (Nota MIUR 179/2017). Spesso dimenticato. |
La mappa dei ruoli, delle deleghe e delle relazioni con il Conservatore esterno e con il DPO è illustrata nello schema seguente:
4. Cosa fare concretamente — e subito
La buona notizia è che mettersi in regola non richiede di ripartire da zero, ma di adottare e adattare strumenti già testati. Le priorità operative in ordine di urgenza:
• Verificare se il Manuale di Gestione Documentale è aggiornato alle LG AgID 407/2020 e pubblicato in Amministrazione Trasparente (scadenza 30/6/2026).
• Adottare o aggiornare il Manuale di Conservazione e pubblicarlo entro il 30 giugno 2026 in AT insieme alla nomina del Responsabile della Conservazione (Albo).
• Verificare che tutti i Decreti di Nomina siano formalmente adottati, aggiornati e pubblicati nell'Albo online (Pubblicità legale).
• Controllare che i dati su indicepa.gov.it siano aggiornati (AOO, UOR, Referente IPA).
5. Come possiamo aiutarvi — l'offerta GDPRistruzione.it
GDPRistruzione.it accompagna le istituzioni scolastiche in tutto il percorso di compliance, con strumenti già pronti per la scuola e un approccio pragmatico: niente teoria astratta, solo documenti operativi e formazione applicata.
5.1 Pacchetto gratuito
Per le scuole che devono aggiornare i propri atti, forniamo i file aggiornati e conformi alle LG AgID e ai decreti vigenti:
1_Nomina_Responsabile_Gestione_Documentale_(DSGA)_e_Vicario.docx
2_Nomina_Responsabile_Conservazione (DS).docx
3_Decreto_di_adozione_del_Manuale_di_Gestione_Documentale.docx
4_Manuale_di_gestione_documentale_Rev_2_0.docx
5_Decreto_di_adozione_del_Manuale_della_Conservazione.docx
6_Manuale_di_Conservazione_Rev_2_0.docx
7_Circolare_Sistema_Documentale_Personale_Scuola.docx
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5.2 Pacchetto documentale + Formazione online — € 390,00 + IVA
Affianchiamo i documenti con un percorso di formazione online asincrona per DSGA e collaboratori di segreteria: moduli brevi, esercitazioni pratiche, attestato finale. L'obiettivo è rendere autonomo il personale nella gestione quotidiana del protocollo e della classificazione documentale.
Forniamo tutti i documenti necessari e la modulistica, oltre quanto fornito gratuitamente.
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Pacchetto completo: € 390,00 + IVA File editabili + istruzioni operative + 3 mesi di supporto via e-mail per personalizzazione e dubbi applicativi – Corso di Formazione online asincrono in piattaforma - Applicativo con Intelligenza Artificiale in locale (da poter auto installare su pc della scuola)* per l'anonimizzazione/pseudonimizzazione, la crittografia dei dati e per ottemperare, quindi, agli obblighi di privacy, trasparenza, accessibilità nella gestione documentale. '* NB: viene fornito il kit software da installare a cura della scuola. Eventuale servizio di installazione/assistenza alla installazione ha il costo di € 100 a postazione. |
5.3 Il percorso di eccellenza: Corso DM219 — Documentale e AI
Per le istituzioni che vogliono andare oltre la mera compliance e dotarsi di un vantaggio reale, abbiamo progettato un percorso sincrono che integra in un unico corso quattro aree che nella vita scolastica si intrecciano continuamente ma vengono gestite in silos separati:
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Corso DM219 — Documentale e AI Il primo corso sincrono per scuole su gestione documentale, trasparenza e |
• Gestione documentale AI — Protocollo e classificazione: il sistema documentale a norma AgID, dalla A alla Z, con il supporto dell’AI.
• Trasparenza AI — Albo on line e Amministrazione Trasparente: obblighi, sezioni, pubblicazione corretta dei documenti e delle nomine, con il supporto dell’AI.
• Accessibilità AI — Siti web e documenti accessibili secondo le LG AgID e la Legge 4/2004, aspetti pratici, con il supporto dell’AI.
• AI per la PA — Come usare l'AI per automatizzare la classificazione, migliorare i documenti, rispettare il GDPR nell'uso degli strumenti AI.
Al termine del corso la scuola dispone non solo dei documenti aggiornati, ma di un'unità organizzativa capace di mantenerli nel tempo — riducendo il rischio di ricadere nella situazione di partenza al primo avvicendamento di personale.
6. Prossimi passi — siamo a disposizione
Se la vostra scuola si riconosce in uno o più dei punti descritti, contattateci per un confronto senza impegno: in pochi minuti valutiamo insieme la situazione e indichiamo il percorso più adatto.
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Contatti GDPRistruzione.it
DPO accreditati con esperienza specifica nelle istituzioni scolastiche di ogni ordine e grado. |
— Indicazioni operative per i Dirigenti scolastici
Devo sospendere subito l’accesso con credenziali?
No: non è richiesto alcun blocco immediato e indiscriminato degli accessi con credenziali tradizionali.
La Legge n. 182/2025, art. 51, non impone una disattivazione automatica e immediata, ma introduce un indirizzo normativo: l’accesso ai servizi scolastici digitali deve evolvere verso modalità di autenticazione forte e identità certa (SPID/CIE).
Il senso della norma non è “chiudere domani le porte”, ma guidare una transizione ordinata dal modello delle credenziali locali a quello dell’identità digitale nazionale.
Regolamento per la pubblicazione di contenuti sul sito web e sui canali social degli istituti scolastici
La comunicazione digitale riveste oggi un ruolo fondamentale per le istituzioni scolastiche, che sempre più spesso utilizzano siti web e canali social ufficiali per condividere attività, progetti e iniziative educative.
Tuttavia, la pubblicazione online di contenuti richiede attenzione e competenze specifiche per garantire il rispetto delle normative in materia di privacy, accessibilità, trasparenza e sicurezza digitale.
Per supportare il personale scolastico nella corretta gestione della comunicazione istituzionale, GDPR Istruzione mette a disposizione un modello aggiornato di Regolamento per la pubblicazione di contenuti sul sito web e sui canali social dell’Istituto scolastico.
Il documento, redatto in conformità al Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), al Codice dell’Amministrazione Digitale, alle Linee Guida AgID e alla Legge 69/2025 che introduce la figura del Social Media e Digital Manager, definisce:
- ruoli e responsabilità nella gestione dei contenuti digitali;
- criteri di pubblicazione e tutela della privacy;
- requisiti tecnici di accessibilità e sicurezza;
- buone pratiche per la comunicazione istituzionale e l’uso consapevole dei social media.
Gestione corretta dei GLO
Sempre più spesso riscontriamo criticità nella gestione dei GLO, causa, a volte, di redazione di Data Breach.
Convocazione e tenuta dei GLO
Non è ammessa alcuna pubblicazione (circolari, convocazioni etc.) con dati da cui è possibile risalire ai nominativi degli interessati. ߚ렌’anonimizzazione con iniziali del nome e cognome non è assolutamente conforme alla normativa sulla privacy come evidenziato dal Garante.
E’ ammessa la convocazione delle riunioni tramite invio di mail da account istituzionale (
Qualora il soggetto incaricato della ASL pretenda l’indicazione del nominativo dell’alunno per cui è organizzato il GLO, questo dato è possibile comunicarlo all’indirizzo istituzionale della ASL preferibilmente in PEC.
Videoconferenza GLO ߒ리t;/strong>
Per prassi le ASL richiedono di partecipare in videoconferenza organizzata dall’Istituto scolastico spesso tramite account gratuiti di meet e teams.
Tramite mail dell’Istituto è ammissibile l’invio del link di partecipazione alla videoconferenza applicando le seguenti regole:
- Divieto assoluto di inserire nome e cognome alunno (è possibile utilizzare pseudonimo e non iniziali di nome e cognome);
- Divieto assoluto di registrazione;
- Ammissione alla Videoconferenza in modalità manuale dopo aver effettuato controllo del richiedente;
- Predisposizione di Videoconferenze individuali in modo da avere la partecipazione alle stesse solo per i docenti, personale ASL e famiglia dell’alunno;
- Evitare di utilizzare la stessa videoconferenza per più GLO consecutivi, ovvero assicurandosi che i partecipanti del GLO siano gli effettivi appartenenti al team.
Nella gestione dei GLO è fortemente raccomandato, seppur faticoso, l’uso di pseudonimi a migliore tutela della privacy dell’alunno.
Ricordiamo che sarebbe preferibile utilizzare sistemi di videoconferenza proprietari su server residenti in Europa che utilizzano la crittografia.
Lista di cose da fare per GESTIRE LA PRIVACY A SCUOLA
GDPR Istruzione: la privacy senza preoccupazione!
Se la gestione dei documenti sulla privacy a scuola ti sembra un labirinto, non sei solo. Tra informative, consensi, nomine e aggiornamenti normativi, è facile sentirsi sommersi.
Per questo motivo, abbiamo creato una risorsa che mette finalmente ordine e chiarezza nelle tue procedure: un video tutorial e la guida pratica che lo accompagna!
✅ Privacy a Scuola: la lista delle cose da fare
Nel nostro ultimo video (trovi il link qui sotto), ti guidiamo passo dopo passo attraverso la normativa vigente e le procedure essenziali. Non è una lezione di diritto, ma una vera e propria lista di cose da fare per garantire che la tua scuola sia perfettamente conforme.
Cosa imparerai guardando il video e scaricando la guida:
1. Zero dubbi sulle informative
Scopri quali informative sono obbligatorie (alunni, personale, fornitori) e dove pubblicarle (sito web, registro elettronico). Ti spieghiamo anche quando non serve l'informativa specifica.
2. Quando serve davvero il consenso?
Fare chiarezza sul consenso ti farà risparmiare tempo e ti metterà al sicuro da rischi. Ti mostriamo quando l'autorizzazione è necessaria (ad esempio, per le foto) e quando invece è già coperta dagli obblighi di legge.
3. Chi fa cosa: trattamenti e responsabilità
Abbiamo mappato tutti i principali trattamenti dati della scuola (dalla selezione del personale alla didattica, T1-T9), indicando chiaramente chi ne è autorizzato (DS, DSGA, Assistenti Amministrativi, ecc.).
4. Autorizzazioni/Nomine e Responsabili Esterni
Ti guidiamo nella stesura e nella gestione delle lettere di autorizzazione per tutto il personale interno e ti spieghiamo come gestire la nomina dei Responsabili Esterni (come le ditte del registro elettronico o dell'assistenza informatica).
ߎ堇uarda il video
Clicca qui sotto per accedere al tutorial completo e avere subito una visione chiara di tutte le procedure.
➡️ https://www.youtube.com/watch?v=S0SPdA1GWz4
ߓ䠖uoi la guida stampabile?
Per chi preferisce la consultazione su carta o non può usare il video, abbiamo preparato una guida pratica completa in formato PDF. La trovi QUI
E' attiva la nuoa piattaforma di formazione Privacy per il personale scolastico.
La piattaforma è raggiungibile al link https://gdpristruzione.eu dove ogni utente della scuola potrà crearsi un account in autonomia.
Per poter accedere ai corsi sarà necessaria una KEY di iscrizione che viene fornita ad ogni scuola, chiave che permette di associare l'utente alla scuola.
Il corso ha durata di circa 3 ore comprensive di test finale.
Il test composto da 30 domande casuali su una rosa di circa 150 domande. Per superare è necessario rispondere correttamente al 70% (21 domande).
Superato il test si riceverà l'attestato sulla propia mail. L'attestato dovrà essere inviato a scuola in modo che possa essere inserito nel fascicolo personale e fascicolo "Formazione Privacy".
Per qualsiasi chiarimento e supporto la mail di riferimento è
Staff GDPRistruzione.it