Gli ultimi interventi normativi, le istruzioni operative del Ministero dell’Istruzione, l’imminente attivazione della funzionalità in SIDI della verifica del green pass per il personale scolastico, rende la necessità di aggiornare le informative privacy, le lettere di nomina/autorizzazione al personale che effettuerà la rilevazione e tratterà i dati della stessa, le istruzioni operative e i relativi registri documentali.
Ci permettiamo anche di fornire qualche chiarimento rispetto a quanto visto in varie scuole durante gli ultimi giri periodici in modo che possa essere chiaro a tutti come operare.

Chi è oggetto di rilevazione Green Pass?
- Tutte le persone che accedono nella scuola tranne gli alunni e i soggetti esentati.

Chi effettua la rilevazione?
- Il Dirigente scolastico avvalendosi di Assistenti Amministrativi, Collaboratori Scolastici ed eventuale altro personale, tutti formalmente incaricati/autorizzati.

Cosa si rileva?
- Con l’APP Verifica-C19 la validità del Green Pass

Cosa è cambiato rispetto a prima?
- Che il Green Pass deve essere verificato anche a persone non dipendenti della scuola (genitori, fornitori, tecnici, ecc);
- Che il Ministero ha predisposto una piattaforma in cui si potrà interrogare la validità del Green Pass quotidianamente facendo attenzione a non interrogare per le persone assenti (malattie, permessi, ferie, ecc.).

Cosa implica tutto ciò?

Che è necessario predisporre:

• nuova informativa privacy da pubblicare sul sito e rendere disponibile nel luogo in cui si effettua la rilevazione; (scarica l’informativa)
• nuova lettera di incarico/autorizzazione per si occupa di effettuale la rilevazione, in genere collaboratori scolastici; (scarica la nomina/autorizzazione)
• nuova lettera di incarico/autorizzazione per chi gestisce i dati della rilevazione, interroga la piattaforma SIDI per Green Pass, in genere assistenti amministrativi e DSGA; (scarica la nomina/autorizzazione)
• nuove istruzioni operative per chi effettua questi trattamenti dati; (è opportuno che il DS emani una circolare con le istruzioni cu come bisogna operare)
• nuovi modelli di registro per tenere tracciabilità della rilevazione; (scarica il registro)
• aggiornamento del registro dei trattamenti; (CI PENSIAMO NOI - esempio registro)

Relativamente al registro di rilevazione abbiamo preferito evitare il riferimento diretto a COVID ma ci sembra più opportuno riferirci a “L'accesso è consentito?” che abbia esito SI oppure NO. Ovviamente questo presuppone che ci sia una lista dei controlli da effettuare in cui COVID-19 sia presente, ma anche se ritenuto necessario la temperatura, le dichiarazioni, ecc..

Spesso ci troviamo di fronte a gestione errata delle informazioni rilevate in fase di accesso all’istituto. Facciamo chiarezza:

• Se per l’accesso alla scuola si chiede di compilare una dichiarazione è necessario che la stessa dichiarazione sia conservata in sicurezza e che nella stessa non vi siano informazioni eccedenti le finalità (es. numero di documento di identità, ecc.).
• Se per l’accesso alla scuola si chiede di compilare un registro lo stesso deve essere compilato a cura del collaboratore scolastico, e non a cura della persona che intende accede. Questo perché chi compila non deve poter vedere le informazioni/dati compilati dalle persone precedenti. Se il registro prevede una firma questa deve essere del compilatore, ovvero del collaboratore scolastico.
• Se per l’accesso a scuola si chiede la rilevazione della temperatura corporea è necessario aver predisposto l’informativa.

Tutte le persone che effettuano il trattamento dati devono essere formalmente incaricate/autorizzate ed opportunamente istruite.

Staff GDPRistruzione.it