La richiesta di accesso civico generalizzato ha interessato tutte le scuole di ogni ordine e grado, comprese le università. Pertanto ci saremmo aspettati un intervento da parte del Ministero dell’Istruzione con fornitura di indicazioni chiare e senza dubbi interpretativi. Invece abbiamo visto che alcuni USR, e Avvocatura dello Stato territoriale, hanno fornito indicazioni contrastanti e anche diametralmente opposte, lasciando le scuole nel dubbio e nella necessità di interpretazione.

Premesso che ad un Accesso Civico Generalizzato si risponde, che per quanto ci compete (PRIVACY) abbiamo già fornito tutte le indicazioni, resta il dubbio interpretativo di TRASPARENZA, questione che poco compete ai DPO.

Come si gestisce l'accesso civico generalizzato

Come noto la richiesta di accesso civico generalizzato ha interessato tutte le scuole di ogni ordine e grado, comprese Università, di tutta Italia.

L’interesse generale ha determinato un proliferare di ipotesi di risposta al FOIA di opinioni contrastanti.

Ci si è molto concentrati sul tema dell’ammissibilità o inammissibilità della richiesta, tema che, ovviamente, non è di nostra specifica pertinenza in quanto riguarda la trasparenza.

 

Cosa bisogna fare in caso di accesso civico generalizzato?

In considerazione delle comunicazioni pervenute a diverse Istituzioni scolastiche di recente in merito alla segnalazione di illecito utilizzo di Google Fonts nei siti web si rappresentano le seguenti precisazioni.

Google Fonts è una raccolta di caratteri che abbelliscono il sito, ottimizzano le sue prestazioni e sono offerti in licenza free.

Per poterli inserire nel sito ci sono due metodi: 1) si sceglie il font da https://fonts.google.com/ si effettua il download del file .ttf e quindi si inserirce nel server web del sito e si “incorpora” nelle pagine attraverso un comando inserito nell’”head” (testata della pagina html del sito il comando è <link .. href="#">); 2 si sceglie il fonts ma si preleva il fonts direttamente dal sito di google che offre gratuitamente anche questo servizio.

E' arrivata una PEC con richiesta di Accesso Civico Generalizzata alla documentazione riguardante le piattaforme di Registro Elettronico, DaD, DDI, Videoconferenza e messaggistica.

Questa richiesta ha scatenato un’ampia discussione in cui sembra tutto incerto: bisogna rispondere oppure no? Si deve chiedere parere al DPO? Stiamo in ambito privacy o trasparenza? Devo fornire ciò che mi hanno chiesto? Ho tutto ciò che mi hanno chiesto?

Cerchiamo di fare ordine separando gli ambiti.

La richiesta è in ambito della trasparenza della pubblica amministrazione! Nella richiesta ci sono dei punti in cui il DPO è di supporto.

Da analisi dei documenti emerge che è un trattamento dati rispondente alle finalità di pubblico interesse e di obbligo che deriva da  disposizioni ministeriali che rientrano nelle finalità tipiche di un Istituto Scolastico. 
Nel regolamento relativo al trattamento dei dati sensibili è previsto che possiate trasferire informazioni ex sensibili ora ex art 9 gdpr 2016/679 al Ministero, inoltre tali informazioni sono essenziali alla ASSEGNAZIONE DI PERSONALE DOCENTE DI SOSTEGNO E PER FAVORIRE IL COSTANTE MIGLIORAMENTO DELL’INCLUSIONE SCOLASTICA DEGLI ALUNNI DIVERSAMENTE ABILI e pertanto non necessita del consenso preventivo da parte dei genitori/tutori. Lo stesso Ministero cita: "Come noto, il decreto ministeriale 28 luglio 2016, n.162 ha previsto la creazione della partizione di Anagrafe Nazionale degli Studenti dedicata agli alunni con disabilità. Tale previsione risponde alle disposizioni in materia di privacy nel trattamento dei dati ai sensi della normativa vigente." Leggendo il manuale ho rilevato che il Ministero ha predisposto l'inserimento di informazioni sensibili, prevedendo figure preposte alla immissione dei dati ESPRESSAMENTE AUTORIZZATE, ha predisposto l'anomizzazione/pseudonimizzazione dei dati particolari e ha tenuto in debito conto delle informazioni visualizzabili e gestibili da parte dei possibili destinatari delle informazioni stesse.
 
Nelle informative predisposte relative a tutti i trattamenti operati che riguardano genitori e alunni, per esigenze di semplicità e scorrevolezza delle informazioni, non viene specificato puntualmente questo particolare trattamento che necessità di ulteriori e maggiori dettagli da sottoporre all'attenzione dell'interessato.
 
Inoltre, considerato che  dovete comunque chiedere ai genitori/tutori l'autorizzazione/consenso a trasferire i dati del fascicolo ad altro istituto, abbiamo predisposto lettera informativa/consenso e rendiamo disponibile informativa erogata dal MI ai sensi dell'art.14 (in quanto riceve i dati dagli istituti scolastici e non li acquisisce direttamente dall'interessato)
 
Staff GDPRistruzione.it
 

Informativa del MI