Gestione corretta dei GLO
Sempre più spesso riscontriamo criticità nella gestione dei GLO, causa, a volte, di redazione di Data Breach.
Convocazione e tenuta dei GLO 📧
Non è ammessa alcuna pubblicazione (circolari, convocazioni etc.) con dati da cui è possibile risalire ai nominativi degli interessati. 🚫 L’anonimizzazione con iniziali del nome e cognome non è assolutamente conforme alla normativa sulla privacy come evidenziato dal Garante.
E’ ammessa la convocazione delle riunioni tramite invio di mail da account istituzionale (Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo.) solo ai destinatari tenuti a far parte del team di lavoro inseriti in copia carbone nascosta CCN/BCC, in modo tale che ciascuno non rilevi gli altri destinatari a cui è stata inviata la mail. 📩
Qualora il soggetto incaricato della ASL pretenda l’indicazione del nominativo dell’alunno per cui è organizzato il GLO, questo dato è possibile comunicarlo all’indirizzo istituzionale della ASL preferibilmente in PEC.
Videoconferenza GLO 💻
Per prassi le ASL richiedono di partecipare in videoconferenza organizzata dall’Istituto scolastico spesso tramite account gratuiti di meet e teams.
Tramite mail dell’Istituto è ammissibile l’invio del link di partecipazione alla videoconferenza applicando le seguenti regole:
- Divieto assoluto di inserire nome e cognome alunno (è possibile utilizzare pseudonimo e non iniziali di nome e cognome);
- Divieto assoluto di registrazione;
- Ammissione alla Videoconferenza in modalità manuale dopo aver effettuato controllo del richiedente;
- Predisposizione di Videoconferenze individuali in modo da avere la partecipazione alle stesse solo per i docenti, personale ASL e famiglia dell’alunno;
- Evitare di utilizzare la stessa videoconferenza per più GLO consecutivi, ovvero assicurandosi che i partecipanti del GLO siano gli effettivi appartenenti al team.
Nella gestione dei GLO è fortemente raccomandato, seppur faticoso, l’uso di pseudonimi a migliore tutela della privacy dell’alunno.
Ricordiamo che sarebbe preferibile utilizzare sistemi di videoconferenza proprietari su server residenti in Europa che utilizzano la crittografia.
