L’elenco degli elettori, nome e cognome, può essere fornito alle organizzazioni sindacali. Come ogni comunicazione di dati personali è necessario che l’invio avvenga in sicurezza, pertanto è preferibile la PEC.

La mail istituzionale (Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo. ovvero Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo. ) se è censita dall’Istituto ed è attiva potrebbe essere fornita in quanto strumento lavorativo fornito dal MIM, tuttavia non appare essere un dato essenziale al trattamento dati delle associazioni sindacali.

Non è possibile fornire indirizzi mail personali censiti dalla scuola per eventuali comunicazioni interne, anche se è prassi ormai consolidata l’utilizzo del Registro Elettronico. A tal proposito ricordiamo che il Registro Elettronico è il mezzo più ideoneo al rispetto delle misure di sicurezza privacy.

Approfondiamo il tema.

Il Garante della Privacy in una comunicazione all’Aran, che alleghiamo, precisa che il CCNQ non è una idonea base giuridica e che il Titolare, in virtù del principio di Accountability, deve valutare i presupposti di liceità del trattamento  anche considerando lo specifico interesse delle organizzazioni sindacali. L’affissione degli elenchi presso il luogo di lavoro può avvenire anche senza dar luogo a comunicazioni di dati personali verso l'esterno.

In ottica di spirito di collaborazione si potrebbero pertanto fornire elenchi con nome e cognome associati a mail istituzionale senza peraltro svolgere altre attività per censire gli indirizzi non noti.

I dati degli elettori (nome e cognome) sono di norma in un registro pubblico, quindi di conseguenza non vi sono difficoltà nel fornirli alle organizzazioni sindacali, anche in virtù del FOIA.

E' opportuno  precisare che l’indirizzo istituzionale del personale è Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo. ovvero Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo.. Questo indirizzo mail potrebbe essere fornito in quanto non ricadente nei dati personali se ci troviamo nella condizione di poter fornire nome e cognome.

L'ACQN prevede la consegna di eventuali "indirizzi mail istituzionali direttamente afferenti il singolo elettore” ma il successivo protocollo non riporta alcuna mensione.

Degno di notà è il parere del garante che non ritiene lecito il trattamento in quanto non ravvisa l'obbligo di legge non ritenendo il CCNQ idonea base giuridica.

L’indirizzo mail personale @gmail.com, @nomescuola.edu.it (piattaforma Google o Microsoft della Scuola, non mail istituzionale), @libero.it ecc.ecc. è un “dato particolare” e quindi non è fornibile in quanto bisognerebbe acquisire un consenso esplicito.

Tenuto conto che molti docenti ed ATA hanno fatto scadere la posta @istruzione e che tipicamente la scuola non abbia un censimento puntuale di suddetti indirizzi ipotizziamo la seguente strategia:

-              Fornire elenco con nome e cognome degli elettori esclusivamente mediante PEC;

-              Riportare la dicitura: “Riguardo l’indirizzo di posta elettronica istituzionale richiesto il tracciato per comporlo è Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo.. Attualmente non abbiamo un censimento puntuale degli indirizzi mail in quanto per le comunicazioni interne viene utilizzata la piattaforma di Registro elettronico ed il sito web. Pertanto non siamo in grado di fornire suddetto dato.”

Alleghiamo parere del garante in merito. Nota del Garante